Építkezéskor a megfelelő tervezés és a hatékony kivitelezés adják a legnagyobb kihívást. Ha rendezvényszervezésről van szó, akkor a szolgáltatók profizmusán múlik a megvalósítás. Éppen ezért nagy feladat a kiválasztási folyamat, melyben egy szervező nagy terhet vesz le a megbízók válláról.
***
A megfelelő helyszín kiválasztása az előkészületek és a rendezvény napján nagy segítséget jelent. Legyen ez akár egy váratlan helyzet megoldásában való közreműködés, vagy az ételek terén felmerülő speciális igények rugalmas és hatékony kiszolgálása. E téren a több éves tapasztalat nem jelent feltétlen garanciát, ugyanakkor az elhivatottság és az ügyfélközpontúság egyértelműen elvárások, ha profi helyszínt keresünk.
Ha az adott rendezvény külső ételszolgáltatás igénybevételét igényli, akkor a cukrászdák, a catering és az esetlegesen speciális (vegán vagy paleo) ételeket biztosító szolgáltatók is fontos szerephez jutnak. Érdemes az esztétikum mellett az alapanyagok minőségére és forrására is hangsúlyt fektetni a kiválasztáskor.
Legyen szó műsorvezetőről, ceremóniamesterről, szertartásvezetőről, természetesen elengedhetetlen az elegáns, alkalomhoz illő megjelenés. Emellett azonban a megrendelők igényeinek maximális szem előtt tartása a legfőbb elvárás. A rendezvényelemek közötti vendégmozgatás terén pedig alapvető szempont a kooperatív, megbízható és korrekt hozzáállás.
Akár céges vacsora szervezése előtt állunk, akár esküvőt tervezünk, tisztában kell lennünk vele, hogy a jó hangulat megteremtése a rendezvény sikerének egy kulcsa. Az esemény különböző programelemeinek koordinálását ellátó személy mellett a zenei szolgáltatás minősége is hangsúlyos. Fontos tehát, hogy a jó hangulat szolgáltatói tekintettel legyenek az alkoholfogyasztás tilalmára, ugyanakkor saját megjelenésük is az esemény hangulatához igazodjon. Ugyanakkor a minőséget jelzi az is, hogy a munkaidő végét rugalmasan kezelik, legyen szó zenekarról, vagy akár DJ-szolgáltatásról.
Rendezvényünk megörökítése szempontjából az audiovizuális anyagok elkészítése nélkülözhetetlen. Egy vállalkozói körnek szervezett vacsoráról készült profi anyag, később promóciós célból is hatékonyan felhasználható. Ahogyan családi események emlékezetes pillanatai később örök emlékként őrizhetőek fotók vagy videók formájában. E téren a szolgáltatók kiválasztásakor a legfontosabb szempont a tapasztalás. Számos anyag elérhető referenciaként az interneten, melyek az első benyomást alapozzák meg. Az igazán minőségi anyagok elkészítésekor az esemény egyedisége kap helyet és megrendelők igényeit tartja elsődlegesen szem előtt.
Amennyiben az esemény helyszíne vagy annak jellege további dekorációt igényel, dekoráció vagy berendezés terén is szükség lehet bevont szolgáltatókra. A környezettudatosság e téren meghatározó szempont lehet. Például: a szezonális virágok vagy a hazai termelői források előnyben részesítése, az antik vagy könnyen újrahasznosítható elemek használata. A megrendelő igényei iránti nyitottság és az igényesség a színvonalas megvalósítás alapja.
***
A rendezvényszervező nem csupán helyszínekkel és catering-szolgáltatókkal van kapcsolatban, hiszen a dekoráció, a rendezvénykoordinálás és a zenészek terén is otthonosan mozog. A színvonalas szervezés pedig a minőségi szolgáltatások garanciája.